Ajánlás az adatkezelési tájékoztatókhoz

Ajánlást adott ki a NAIH az előzetes tájékoztatásra vonatkozó alkotmányos előírások érvényesülése érdekében. A Hatóság az ajánlásban tisztázza azokat a követelményeket, amelyeket az adatkezelőknek az előzetes tájékoztatásuk során meg kell tartaniuk, illetve amelyek alapul vételével módosítaniuk kell a jelenlegi adatkezelési tájékoztatójukat. Az alábbiakban a közel 20 oldalas dokumentum lényegét foglaljuk össze:

• A tájékoztató megszövegezésénél célszerű az egyes adatkezelési körülményeket rövid, a hétköznapi életben gyakran használt szavakkal körülírni. Az adatkezelőknek kerülniük kell a többszörösen összetett tagmondatból álló, bonyolult, hosszú mondatok használatát.
• A Hatóság szerint felesleges definiálni a tájékoztatóban előforduló fogalmakat és az alapelvek felsorolása sem fontos.
• A tájékoztatónak strukturáltnak, könnyen áttekinthetőnek kell lenni, amelyet elsődlegesen a szöveg megfelelő szintű tördelésével, felsorolással, pontokba szedéssel lehet elérni.
• A tájékoztatót a honlap nyitóoldalán szükséges elérhetővé tenni. Emellett a tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél érdemes megismerhetővé tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.) Amennyiben az adatkezelő az általános szerződési feltételeibe szeretné elhelyezni az adatvédelmi tájékoztatót, úgy azt a szövegben jól elkülönülve jelenítse meg!
• Az adatkezelő elérhetőségei körében szükséges a postai címet (hivatalos levelezési címet), az elektronikus elérhetőséget (e-mail cím), a honlap címet és a telefonszámot kell feltüntetni kötelezően.
• Az adatkezelőnek az adatkezelés célját úgy kell megfogalmazni, hogy az érintett egyértelműen meg tudja állapítani azt a tevékenységet, amelyhez a személyes adatai kezelése kapcsolódik. Az adatkezelőnek ügyelnie kell arra, hogy az adatkezelési cél kellően konkrét és pontos legyen.
• Az adatkezelési tájékoztatóban pontosan fel kell sorolni azokat a személyes adatokat, amelyekre az adatkezelés kiterjed. Nem elégséges, ha az adatkezelők gyűjtőfogalommal határozzák meg a kezelt személyes adatok körét (például személyazonosító adatok, elérhetőségi adatok).
• Amennyiben az adatkezelés időtartama tekintetében valamely jogszabály előírást tartalmaz, úgy azt a tájékoztatóban fel kell tüntetni.
• A tájékoztatásban legalább az adatfeldolgozó nevének és elérhetőségének kell szerepelnie . Az adatfeldolgozó igénybevételéhez nem kell az érintett előzetes beleegyezése, de szükséges a tájékoztatása.  Az adatkezelő a tájékoztatóban jelölje meg, hogy az adatfeldolgozó pontosan milyen tevékenységet lát el az adatkezelő számára (pl. tárhely-szolgáltató, fejlesztő cég). Ha az adatkezelő nem vesz igénybe adatfeldolgozót, akkor ezt a körülményt érdemes a tájékoztatóban külön rögzíteni.
• A tájékoztatóban szükséges annak részletezése, hogy az adatokhoz ki, milyen módon férhet hozzá.
• Fel kell sorolni azokat a főbb intézkedéseket és azok lényegét, amelyekkel az adatkezelők védik a személyes adatokat.
• Az adatkezelőknek a jogérvényesítési lehetőségek körében mindenekelőtt érdemes kitérniük arra, hogy az adatalanynak valamely eljárás kezdeményezése előtt célszerű a panaszt az adatkezelőnek elküldenie. Egyfelől fel kell az adatalany figyelmét hívni arra, hogy a Hatóság eljárását kezdeményezheti. Az adatkezelőknek a tájékoztatóban fel kell tüntetniük a Hatóság hivatalos elektronikus levezési címét, postai elérhetőségét, telefonszámát, illetve a Hatóság honlapjának a címét. Másfelől az érintettet tájékoztatniuk kell a bírósághoz fordulás lehetőségéről.